Já se pegou pensando se as planilhas que você utiliza todos os dias realmente atendem às necessidades da sua empresa? Pois saiba que você não está sozinho. De acordo com pesquisas recentes, uma grande parcela das empresas brasileiras ainda concentra seus processos de gestão em planilhas, mas isso pode estar travando seu crescimento sem que você perceba. Se quiser entender como sair desse ciclo e se abrir para soluções mais inteligentes, fale com nosso atendimento especializado.
Durante minha trajetória acompanhando negócios de diferentes portes e segmentos, observei uma constante: o uso de planilhas é quase um vício corporativo. E, na maior parte das vezes, ele nasce da praticidade. Mas até que ponto vale a pena insistir nesse método quando a empresa cresce ou precisa de informações mais confiáveis?
O apego às planilhas no Brasil: o cenário atual
Se você acha que a dependência das planilhas acontece só na sua rotina, se surpreenderá. Um estudo realizado pela Conta Azul em parceria com a Futuros Possíveis mostrou que 74% dos empreendedores brasileiros ainda usam planilhas para gerir suas empresas. Mesmo com o avanço de soluções digitais, muitas organizações continuam reféns desse hábito.
Outro dado interessante vem de uma pesquisa da Flash: 48% das empresas brasileiras ainda utilizam planilhas para gerir dados dos colaboradores, e quase um terço utiliza em áreas vitais como organograma e avaliação de desempenho. Isso impacta diretamente a qualidade das informações e as decisões tomadas.
1. Você perde tempo reunindo e checando informações
Talvez o sinal mais constante que costumo ver nas equipes é o tempo excessivo gasto para consolidar, conferir e validar dados de diversas pastas e planilhas. A cada atualização, surge a dúvida: “Qual é o arquivo mais recente mesmo?”. Já me vi em projetos em que o fechamento de um relatório consumia horas, ou dias, apenas para cruzar tabelas.
Se o retrabalho é rotina, algo precisa mudar.
O perigo está aí: erros humanos, fórmulas que se perdem, preenchimento manual e falta de histórico automático sobre o que mudou e quando. Os riscos vão desde decisões tomadas com base em dados defasados até prejuízos financeiros inesperados. Inclusive, segundo dados de uma pesquisa da Capterra, 62% das pequenas e médias empresas ainda utilizam planilhas para questões financeiras, encontrando dificuldades até para acompanhar legislações e regras contábeis.
2. Falta segurança e controle de acessos
Outro ponto que costumo analisar é a segurança da informação e o controle sobre quem acessa ou modifica dados delicados. Planilhas raramente oferecem proteção adequada contra erros ou acessos indevidos, exigindo confiança total na equipe e disciplina rigorosa. Se um arquivo for enviado por e-mail para o destinatário errado, informações estratégicas ou confidenciais podem vazar facilmente.
Além disso, em processos como o onboarding de novos colaboradores ou no desligamento de profissionais, controlar o que cada um pode ver, editar ou excluir se torna quase impraticável sem um controle centralizado, típico de sistemas mais robustos.
3. Seu time reclama (ou simplesmente ignora) as planilhas
A resistência das pessoas é outro termômetro. Muitas vezes, conversando com colaboradores, ouço frases como “essa planilha trava toda hora” ou “parei de atualizar porque nunca sei se estão usando essa versão”. O engajamento cai, e os dados coletados refletem apenas uma parte da realidade.
- Planilhas duplicadas em pastas diferentes
- Arquivos salvos com nomes confusos
- Desmotivação para preencher informações porque ninguém confia nos resultados
Tudo isso potencializa falhas e prejudica não só o dia a dia, mas também a tomada de decisão. Já vivenciei equipes de vendas que perderam atualizações de leads porque os dados estavam espalhados em arquivos soltos. A pesquisa da Pré-Vendas Brasil mostra que 31% das operações comerciais ainda dependem de planilhas ou sistemas improvisados, e isso trava resultados.
4. Crescimento do negócio pede mais automação
O mercado exige agilidade para crescer. Em determinado momento, soluções simples precisam ser substituídas por sistemas feitos para antecipar necessidades, cruzar grandes volumes de dados em segundos e permitir integrações com outras áreas.
Vi, ao lado da DEVIO, empresas se reinventarem ao escolher o desenvolvimento de software sob medida, abandonando controles manuais. Os ganhos vão desde relatórios automáticos até alertas inteligentes para evitar gargalos ou perder prazos.
Ferramentas que enviam notificações automáticas- Integração com plataformas de e-commerce, ERPs ou CRMs
- Segmentação dinâmica de informações para diferentes áreas
Tudo automático e direcionado, sem depender de fórmulas perdidas ou arquivos avulsos.
5. Você já enfrentou prejuízos por erros ou perdas de dados
Não existe sensação pior do que descobrir que um número foi digitado errado e afetou, por exemplo, o cálculo de um imposto ou uma proposta enviada ao cliente. Em planilhas, tudo pode acontecer: apagar acidentalmente um campo, perder versões anteriores, esquecer de salvar alterações, entre outros riscos. Já presenciei empresas perderem contratos após calcularem preços errados por esse motivo.
Se algum erro já custou caro ou prejudicou sua relação com clientes ou parceiros, esse é o sinal definitivo. É natural querer organizar “do seu jeito”, mas os riscos aumentam à medida em que o negócio expande ou novas pessoas entram no time sem conhecer bem o método utilizado.
Qual o próximo passo?
Se você já percebeu esses sinais, está na hora de considerar alternativas mais seguras, escaláveis e inteligentes. Meu conselho é buscar uma análise do seu processo, entender a real necessidade e, aí sim, pensar em evoluir para um sistema personalizado. O papel da DEVIO é exatamente entender cada detalhe do seu fluxo de trabalho para criar algo sob medida e deixar para trás as complicações com planilhas.
Aliás, se quiser conhecer um pouco mais sobre desenvolvimento personalizado e como funciona uma software house, recomendo a leitura sobre o papel de uma software house no desenvolvimento de soluções adequadas e também identificando os erros comuns em projetos de software sob medida. Isso pode esclarecer muitos pontos antes de qualquer investimento.
Conclusão: hora de investir de verdade no seu negócio
Com minha experiência, afirmo que não importa o segmento, chega um ponto em que manter todos os detalhes da empresa em planilhas só adia um problema maior. Sistemas desenvolvidos com base na sua realidade proporcionam mais clareza, segurança e evolução. Se enxergou algum desses sinais hoje, é hora de planejar o próximo passo.
Gostou das dicas e quer descobrir se sua empresa está pronta para deixar as planilhas para trás? Entre em contato com a equipe DEVIO e tenha um atendimento personalizado.
Perguntas frequentes
Quando devo parar de usar planilhas?
Você deve considerar abandonar as planilhas quando elas começarem a atrasar decisões, gerar retrabalho, trazer insegurança nos dados ou não atenderem mais à complexidade do seu negócio. O ideal é avaliar o processo e identificar se um sistema traria mais confiança e agilidade.
Quais os riscos de depender de planilhas?
Os principais riscos são perda de informações, erros humanos, falta de histórico das alterações e falhas na segurança dos dados. Além disso, o armazenamento descentralizado dificulta o controle e expõe a empresa a prejuízos.
Como substituir as planilhas na empresa?
A transição geralmente começa com o mapeamento dos processos atuais e escolha de um sistema que se adapte ao seu cenário. O ponto-chave é buscar uma solução personalizada ou uma plataforma robusta que contemple integrações, automações e permita fácil migração dos dados.
Que ferramentas são melhores que planilhas?
Sistemas de gestão, ERPs, CRMs e softwares personalizados atendem, normalmente, melhor às necessidades empresariais porque centralizam dados, criam fluxos automáticos e aumentam a confiabilidade das informações. Todo esse movimento pode ser acompanhado de perto por uma empresa como a DEVIO, que adapta a solução à sua realidade.
Usar planilhas ainda vale a pena?
Planilhas continuam sendo úteis para projetos pontuais, controles rápidos e tarefas muito simples. Porém, para empresas em crescimento que precisam de informações seguras, integradas e confiáveis, insistir nas planilhas pode impedir bons resultados. Por isso, reavalie seu cenário e planeje a troca no momento certo.
